【事例】ノイズレス・オフィス

【事例】ノイズレス・オフィス

弊社(株式会社WithUp)では、本業(コア業務)に集中できる環境づくりの一環で「ノイズレス・オフィス」を目指して、オフィスのスリム化を行なっています。ここでいうノイズレスとは、可能な限り本業に直結しない仕事(ノイズ)をなくすという作業で、具体的には、整理整頓、IT化などによって、一元的に情報が集約されていて、必要な情報がいつでもどこでも取り出せるような状態を維持すること定義しています。

これらの取り組みは、弊社の研修・経営コンサルティング業務でもとっかかりの部分として特にご相談の多かったことでもあり、時折オフィス見学会などを開催してご紹介してきたことでもありますが、人手不足で少しでも間接業務の負担を減らしたい、業務の引き継ぎをスムースにしたい、働き方改革で長時間労働を減らしたいというニーズが顕在化してきたようにも思っています。

ヒト・モノ・カネと資源が乏しい小さな企業にとっては、いくら政府主導の元で制度面がどんどん整えられても、結局のところ現場の生産性(労働生産性)が向上しない限り、そこに新たに労働力やコストを必要する結果になり、本質的な改革にはつながりにくい、「働き方改革」はまだまだ現実的ではない、というように壁を感じていらっしゃる方の意見も耳にします。

弊社がノイズレスオフィスで目指しているのは、経営情報の集約地点であるオフィスの生産性の向上です。とりわけ、生産性の分母の部分、つまり、投入量(労力・時間・コスト)を減らすために、第一に本業に直接利益に結びつかないであろう間接部門(総務・経理など)から最適化を進めることを提案しています。

 

ブログという機能上限られてはしまいますが、弊社のオフィスのスリム化が何かのお役に立てる部分があればと思い、ここでは見学会などでご紹介している内容を一部分ご紹介できたらと思います。冗長にならないよう本当は記事を分けて書きたかったのですが、ただ整理整頓すればいい、ただIT化すればいい、というものではなく、業務に集中するために物理的環境を整えることから、心身を整えることまで一連の流れをイメージして取り組んでいるため、なんとなく流れが見えるようにイッキに書いてしまうことにします。これがすでにノイズ(笑)、ご容赦ください。(この記事は随時編集して、見やすくしていく予定です)

 

さて、その弊社のオフィスのスリム化のポイントは、以下の3つです。

 

①本業に直結のないモノは視界から消す(基本は整理・整頓)
②IT・クラウド化(情報を集約し、いつでもどこでもすぐに引き出せる状態)
③可視化した意思決定(脱・ドンブリ経営)

 

業務がある特定の人にかやり方がわからない属人化の状態を防ぎたいので、自社のことを全く知らない人たち、例えば、社会経験のない新卒社員さんや高校生のアルバイトさんでも、ITに不慣れな高齢者の方でも、会計・経理・財務といった経営数字に関わったことがなくこれらに疎い従業員さんでも、その他自社のことを全く知らない外部の会社の人でも、仮にもし彼らに仕事を引き継いだ時に、誰でもすぐに仕事に取りかかれて即戦力として活躍してもらえるように、整理・整頓を行い、探す・移動する・繰り返すなどの非生産的時間が出ないようにしていること、または非生産的時間を使わない意識を育めるようにしていることです。

①本業に直結しないものは視界から消す(基本は整理・整頓)

 

まずはじめに、オフィスにあるものをすべて放り出し、必要なものだけを残し整頓します。文具の形跡管理は、着地点の一つとしています。

生産現場などでよく使われる5S(整理・整頓・清掃・清潔・躾)と基本的に定義は同じですが、あえて自社に当てはめていうとしたら整理は、本業に直結しないものを視界から消し去る。整頓は、必要なモノや情報を集約し、誰でもいつでもどこでも瞬時に取り出せ、検索できる状態、使える状態にしておくことと考えています。例えば、プライベート所有のビジネス書とかも公私混同というこうとでオフィスに持ち込むのはアウト。仕事の資料として一時的に持ち込むのならOKという感じでルールを決めています。

完璧がついに達成されるのは、何も加えるものがなくなった時ではなく、何も削るものがなくなった時である(「星の王子さま」サン=テグジュペリ)

は有名な言葉ですが、”ノイズレス”を考える上でも常に念頭に入れておきたいことです。

②IT・クラウド化(情報を集約し、いつでもどこでもすぐに引き出せる状態)

データはすべてクラウド内にあり、それぞれの用途に合わせてソフトを選んで保管しています。クラウド化することによって、特定のハードに依存しなくても必要な情報をいつでもどこでもすぐに引き出せる状態にしています。クラウドを活用することで、PCのストレージの使用領域も減らせて、快適な動作が維持できます。

 

③可視化して意思決定(脱・ドンブリ経営)

 

収益構造・お金の出入りを根拠に業務のタスクを可視化して優先順位を立てるのも整理整頓の一つと考えています。

②とも連動していますが、経営情報を可視化して、ドンブリ勘定にならないようにしています。正確な経営情報が瞬時に把握できる状態に、スピーディな意思決定ができるようにするため、具体的には会計freeeによって常にリアルタイムで会社のお金の流れが分かるようにしていること。インターネットにログインすれば口座残高を同期でき、オンラインでいつでもどこでも銀行預金やカードの全口座の残高および入出金の流れが一目で把握でき、月次決算・日次決算も容易にできるようにしています。

経営情報がいつでもどこでも把握できる状態にしておくと、いつも意思決定がスッキリした気分でできると考えています。

 

さて、ここからはノイズレスオフィスの具体的な取り組みについてお話ししたいと思います。長文で見にくくなってしまうので、ページを分けてリンクしましたので、こちらを参考にしていただけたらと思います。

 

オフィスのありたい姿

これらの取り組みをお話しすると、必ず「何がしたいの」「どこを目指しているの?」と聞かれる方もいらっしゃいます。期待されている答えになっているかどうかは分かりませんが、弊社のオフィスの理想は、いくつかあります。茶室とか、アップルストアとか、アマン東京の小さな書斎みたいな空間もよかったです。それこそ禅の総本山、道元禅師開祖永平寺(福井県)の雲水さんの修行の場である禅堂とかですかね。禅堂は雲水さんたちにとって生活の場でもあり、彼らは畳一畳の「単」で生活しています。まさに必要最小限、いや、極小の境地。ま、雑音の多い俗世間では決して修行僧のようなことはできませんが、我々も彼らの爪の垢を煎じて飲むように、無益なことはしないようにしたい思っています。

アマン東京の一室にある書斎。小さな空間でいいから理想をいえば、これくらいシンプルにしたい。

 

すべては、”いい時間”を創るために。

国際競争の今の時代、企業が厳しい市場競争の中で生き残る経営を行うためには、自社の独自性とかコアとなる価値の源泉は何か?を考えることはとても重要な機会となります。

自社にしかできないことで顧客にとってかけがえのない存在になること、それによって価格決定権を他人任せ(市場任せ)にせず、自社のブランドを確立し納得のいく利益が得られる経営を行うことは、何も大企業だけではなく、いやむしろ経営資源に乏しい中小零細企業やフリーランスほどシビアに考えるべきことになり、そのような風土や文化を社会という単位で醸成していう時機に入ったのではないかと思っています。

そのためには、まず、本業に関係のない仕事は極力なくし、他社が真似のできないような次元でよりお客様のお役に立つ、喜んでもらうためのものづくりやサービスをするための「深く考える」「創る」作業に時間を充てたいものです。

いろいろと述べましたが、こういうことをする本当の理由は、

“忙しくてバタバタ”、”心もギスギス”がイヤ

それにつきます。

私はただ、いつも余裕を持って気持ちよく仕事がしたい、働く時間をいい時間にしたい、それだけです。

こんなことを書くと、こいつ神経質なやつだなと言う人もいるかもしれませんけどね、探す・移動する・繰り返す・焦る・悩むに神経を削がれるくらいなら、一見面倒にも見えるこう言う細々したことを普段からやっておいて「余裕」を守りたいのです。

これらの取り組みは、最初はガジェット好きな私が遊び感覚で始めたことではあります。すべての事業所に合うというわけではないでしょう。どちらかというとスモールビジネスを営む方にはすぐに使える部分があるかもしれません。実際、このやり方をそのままクライアントのみなさまにも取り入れていただくというケースもありますので、より再現性が高くなるように配慮を重ねていきたいと思っています。

報告する

関連記事一覧

コメント

  1. この記事へのコメントはありません。

コメントするためには、 ログイン してください。