【ノイズレス・オフィス】環境とツール編

【ノイズレス・オフィス】環境とツール編

生産性×幸福感(自社の求める成果)=職場の物理的環境×個人の特性

公式は便利なもので違った価値観の人がいる職場でも、これ一つがあると物事を判断する上での優先順位がハッキリして、迷うことが減ることがあるかもしれません。

 

さて、まず弊社の物理的環境やツールをご紹介する前に、自社の求める成果を明らかにする上で、私たちがオフィスの環境を整える考えの背景にあるものとして、社会心理学者クルト・レヴィンの「場の理論B=f(P,E)」を参考までにご紹介します。

【場の理論】人間の行動(B…behavior)を、個人の特性(P…person)とその人を取り巻く環境(E…environment)との関数(f…function)、すなわち相互作用によって説明しようとしたもの(引用 はてなキーワード

環境が人の行動や仕事の成果に与える影響は大だということでいいんですかね。

私どもも、環境の中にある変数が人の心理の中にある変数に影響を与えることは大きいと考え、何事を改善しようと考えるときに、モノ・コト・ヒトがあるとしたらまずは形のあるモノから着手します。形のあるものは、形のないコトやヒトよりも改善の成果がわかりやすいですからね。

「場の理論」を使うのには、問題が起こっても犯人探しをしないようにしたいと言う理由があります。

もし、なんらかの理由で誰かがミスやチョンボが起こしたとき、あくまでその原因は環境や仕組みに問題があることに起因し、直接その人を罪人にしないで済むことができます。人間、誰でも「あなたが悪い(私は正しい)」と指摘されると、それがたとえ事実であったとしても、指摘された人は気分が良くないし、ますます自分の落ち度を認めなくなくなるものですからね。そうすると、職場内のコミュニケーションに余計な壁ができて、風通しが悪くなる気がするのです。

逆に、問題が起こったときにあくまでも物理的環境や仕組みに問題があると考えて議論が進めるようにすると「いや、確かに環境や仕組みにも問題はあるかもしれませんが、間違った私にも責任があるんです。」と、落ち度があった人が素直にそれを認めやすくなったりすることもあるんじゃないでしょうか。罪人探しが職場で常態化すると、対人関係もどこかギスギスしてきて空気が沈み、暗い社風になる気がします。それで生産性や幸福感が向上すればどんどんやればいいと思うのですけどね(笑)

罪人探しをしている人も心が荒んでくるだろうし、むしろ負のスパイラルになることの方が多い。だからこそ、「罪を悪んで、人を悪まず」の精神で、職場の風土としてミスやチョンボが起こる原因は100%環境にあるという考えをしています。

物理環境とツール

機器やアプリケーションが乱立する今の時代、業務の生産性の向上を考える上では物理的環境やツールに何を選択するのか、みなさん悩まれることも多いかと思います。

さて、ここからは弊社がノイズレスオフィスをつくるために、どんなモノを使っているのか、紹介したいと思います。

●主要なITツール

まず、弊社のオフィスは自宅の一室4畳半のスペースをセルフリノベーションして使っているいわゆるSOHO(small office,home office)です。そこで普段使っている主なITツールといえば、PC(mac)1台だけです。前述した会計freeeなどの導入で、事務業務は10分の1になりましたので、固定給を払って事務員を雇う必要性はほぼありません。自社でやったほうがいい必要最小限の経理だけは自社でやって、決算申告は会計事務所、総務的な仕事はオンライン秘書みたいなところへ外注という形にしています。

デスクにはPC1台があるのみ。視界に入る色も減らしています。ブラック、グレー、ブルーの寒色系3色、あとは木の色と赤、エンジの3色系合計6色。

 

不要になった書類をスキャンしデータ化してペーパーレス化していて、これらもすべてDropboxevernoteなどのクラウドストレージに保管しています。

セキュリティ面やデータの所有権などいろいろと防衛策も考える必要はありますが、クラウドストレージの中で信頼性の置けると考えうる代表的なものを採用しています。もちろん、ハードのMacについてもFileVault(暗号化)、ファイアウォールをオンにするなどして、外部からの脅威を防いでいます。

●補助的なITツール

これらお作業を補助するモノとして、iphone、スキャナ(スキャンスナップ)テプラ、ボックスファイル、山付きフォルダなどは長年変わらず使用しています。

ボックスファイルと山付きフォルダ。山付きフォルダには1案件1書類しか入れないとルールを決め、表示と内容物が必ず一致するようにしています。表示に従って書類を探せばすぐに確実に取り出せるので、探す時間も必要最小限で止めることができます。

●経理ボード

経理ボード

 

経理部の仕事に何があるのか全体像が案外つかめておらず、急に書類の提出などが迫られたりしてバタバタしたりすることはないでしょうか。こうやって仕事の全体を洗い出して可視化することで流れをつかめ、仕事はやりやすくなります。

弊社では、あらかじめ年間・月間の経理の業務タスクを洗い出して、経理ボードで業務の全体像が誰でも一目で分かるようにして、抜け・漏れ・ダブり・焦りが起こらないようにしています。

数年前にオフィスのをセルフリノベーションをしたのですが、そのときから壁紙をホワイトボード化して経理ボードを設置しています。それまであったホワイトボード自体が不要になり、省スペースにもなりました。

●クラウド会計ソフトfreee

クラウド会計ソフトfreeeを導入したことで大幅に経理の業務負担が減りました。

会計freeeの特長は、

・簿記の知識がなくてもできる(仕訳の作業がいらない)
・同様の取引はAIにより自動仕訳ができるので、入力の手間が大幅に削減
・銀行、カードの口座情報が取り込め、リアルタイムで入出金の状態がわかる

というところが基本にあり、

  • 経理を圧倒的に楽にする「自動で経理」
  • 初めてでも現金を簡単仕訳「現金の管理方法」
  • 領収書をスマホで撮影して管理「領収書を撮影」
  • 請求書を作成し、そのまま売掛金を登録「請求書の作成と売掛金」
  • 受け取った請求書をアップし支払期日を把握「買掛金の管理」
  • ワンクリックで決算書を作成「決算書の作成」

ということが可能になっています。

また、事業所のさまざまなニーズに合わせて機能が多様化(給与計算freee、クラウドERPなど)してきているように思います。

間接業務を属人化させたくない弊社にとっては、最もしっくりきています。

それまでの2006年の個人事業創業時から2015年までは、ソリマチの青色申告、法人化してからは弥生会計、JDLなどを使っていましたが、2016年からは会計freeeに完全移行しています。

クラウド会計にはいくつか他社製品も検討しましたが、結局、freeeで着地しています。というのも、自動仕訳機能や、銀行口座残高やカードの決済などの取引情報などを同期しする機能や、見積・請求・入金との連動させる機能などは今や他社でも見受けますが、私たちの最終的な決め手になったのは、いつでもどこでも誰でもカンタンに、「簿記の知識がなくてもできる操作画面の分かりやすさという点」は重要だったかと思います。

簿記の知識もなければ経理をまったくやったことがない、パソコンの使い方も分からないという人に、業務をこなせるようになるまで一から教えることは困難で大変な時間と労力がかかるのでやりません。彼らにも必要最低限キャッシュフローに基づく経営数字の見方くらいは知っておいてもらいたいので、まず勘定科目くらいが理解できれば十分です。もちろん簿記や経理の知識はあると便利ですし、ビジネスを行う上で十分条件だと思っています。しかしながら、これらはあくまで顧客の創造という絶対条件下に置かれれば劣後するものだと考えています。その十分条件のために過剰なエネルギーが割かれて、絶対条件を満たせないというのでは本末転倒。ですから、簿記や経理などの専門的な知識を有しない人のスキル向上のためのハードルは低くしたい。そのため、「操作画面の分かりやすさ」は何より重要だったのです。

freeeのことはここで説明仕切れないので、以下に紹介動画を貼っておきます。(ちょっと古いものもあります)

 

freeeの魅力の一つは、「ユーザーの事業者がコア価値業務に集中できるように使い勝手を考える」という視点をブラさずにどんどんバージョンアップしていること。クラウド型のソフトなので、ソフトの更新も必要なくいつも最新のバージョンが使えます。IT系のソフト会社などによくある傾向として、アフターの窓口が分かりづらかったり、すぐに返信がもらえないなどということがありますが、この辺りも安心。アフターフォローも行き届いており、チャットなどで即時対応してくれたりしてサポートが充実していることもポイントが高いです。最近の傾向では、会計の機能だけはなく他の機能が拡張し、基幹システムとして使えるようになってきています。(例:人事労務freeeで勤怠管理・給与計算・人事管理なども一気通貫で行えるようになったり、さらには比較的規模の大きい事業所でも使える内部統制機能なども付加してきているようです)

ただでさえ経営資源の乏しく人手不足の中小規模の事業所やフリーランスにとっては間接業務をいかにスリムにするかは課題になりますよね。

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